Empezaremos por definir que es una escritura pública según el Artículo 13 del Decreto 960 de 1970, es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.
Compete al notario la redacción de los documentos en que se consignen las declaraciones que se emitan ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos, llamadas comúnmente minutas (Artículo 6° del Decreto 960 de 1970).
En concordancia con lo anterior, es preciso decir que las escrituras públicas son elaboradas siguiendo unos parámetros de concordancia y orden lógico para así cumplir con la finalidad para la cual fue elaborada.
PARTES DE UNA ESCRITURA PÚBLICA:
El encabezamiento: Es la primera parte de la escritura pública y su elaboración es propiamente de la notaría y consiste en:
Número de la Escritura: Según lo refiere el Artículo 23 del Decreto 960 de 1970, es el número que le corresponde a la escritura pública según el orden sucesivo de cada año y el cual se expresa en cifras y letras. Se empieza con el número uno (1) que corresponderá a la primera escritura que se firma al iniciar el año y finalizará con el número que le corresponda a la última escritura que se otorgue al terminar el año.
Fecha y Lugar: La fecha es un complemento del número de la escritura, ya que le confiere la calidad de auténtica y lo más importante indica el momento en que nace la obligación o bien se extingue.
Nombre del Notario que Autoriza: Como bien lo menciona el Artículo 23 del Estatuto del Notariado, debe expresarse dentro de la escritura pública, los nombres y apellidos completos del notario, junto con el círculo notarial al cual pertenece. De igual manera se debe indicar si el instrumento lo autoriza el notario titular o el notario encargado.
El encabezamiento de la escritura es muy importante porque permite identificar la escritura en tiempo y espacio.
La Comparecencia: Cuando se habla de comparecencia se hace referencia a que el notario ha podido evidenciar la presencia física de una o varias personas que han llegado ante su despacho para manifestar su voluntad y que conste por escrito, para llevar a cabo un acto jurídico y del cual el notario dará fe de la existencia y autenticidad, ya sea porque es un acto que por ley debe someterse a esa solemnidad o por decisión de las partes.
Se debe describir claramente a la persona que se presentan ante el notario, de forma presencial o mediante apoderado, con sus nombres y apellidos completos, y así tener la certeza que la persona jurídicamente es quien dice ser. El notario da fe que las personas que aparecen dentro del instrumento son ellas y no otras, ofreciendo garantía de la identidad.
Es decir, que la garantía que brinda el notario es solamente de la persona, no de las declaraciones y circunstancia que le sean inherentes a ese ser (persona).
Si el compareciente hace declaraciones falsas en cuanto a sus condiciones personales, no será responsabilidad del notario, toda la responsabilidad penal y civil recaerá sobre la parte que hizo la declaración. Las manifestaciones que se hacen en una escritura pública se entienden rendidas bajo la gravedad de juramento.
Por su parte el Artículo 24 del Decreto 960 de 1970,en cuanto a la Comparecencia, refiere: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar”.No obstante lo anterior, mediante el Decreto 2150 de 1995, fue abolida la presentación de la tarjeta militar para el otorgamiento de las escrituras públicas).
Aparte de los nombres y apellidos, se debe indicar el estado civil de las partes que comparecen, para asi mismo poder hacer manifestaciones por ejemplo en cuanto a la afectación a vivienda familiar, que solo aplica para personas casadas con sociedad conyugal vigente, la nacionalidad y si es mayor de edad.
Igualmente los otorgantes deben expresar si comparecen en nombre propio o en representación de otro, en donde debe indicar si es apoderado especial o general y además presentar el documento que así lo acredita. Así mismo se hace mención las calidades en las que actúan ya sea vendedor, comprador, deudor, acreedor, poderdante, apoderado, entre otras, según el acto jurídico que estén celebrando.
Declaraciones y Estipulaciones: Se encuentran reguladas por los artículos 30 al 34 del Estatuto del Notariado, en los cuales se dispone que las declaraciones que hagan los comparecientes se redactará con claridad y exactitud, cumpliendo con la finalidad y con la esencia del contrato. El notario plasma por escrito las declaraciones de voluntad de los otorgantes, es lo que conocemos como la recepción y la extensión de la escritura pública
Básicamente la labor del notario consiste en:
Recibir las manifestaciones de las partes para que las mismas produzcan efectos jurídicos según el contrato que se celebra.
Vigilar que los elementos esenciales de ese contrato sean consignados dentro del instrumento con claridad y de conformidad a la voluntad de los otorgantes.
Corregir y hacer sugerencias al contrato cuando sea necesario y no hayan vicios de fondo ni de forma.
Otorgamiento, asentimiento y advertencias: Se encuentran estipuladas por los artículos 35 al 37 del Decreto 960 de 1970, las cuales comprenden lo relacionado a la lectura del instrumento público por parte de las partes, y de las advertencias que haga el notario en cuanto a los demás requisitos que se deben cumplir después de legalizar y entregar la escritura pública.
Lectura de la Escritura Pública. La escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por éstos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentamiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación. (Artículo 35 del Decreto 960 de 1970).
Las personas sordas deben leer por sí mismas y las ciegas, únicamente el notario.
Se hacen las advertencias pertinentes según el contrato celebrado, en especial la necesidad de registrar la escritura en el término legal, ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos (Artículo 37 del Estatuto Notarial)
Firmas y Autorización: Hacen referencia a lo estipulado en los artículos 38 al 41 del Decreto 960 de 1970.
Firmas: La escritura concluirá con las firmas de los otorgantes y de las demás personas que hayan intervenido en la escritura pública. Si alguna firma no fuere completa o fácilmente legible se escribirá, a continuación, la denominación completa del firmante (Artículo 38 del Estatuto del Notariado)
Firma a Ruego: Si alguno de los comparecientes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento será suscrito por la persona a quien él solicite ayuda, cuyo nombre, edad, domicilio e identificación se anotarán en la escritura. El otorgante que no puede firmar, colocará su huella dactilar de lo cual se dejará testimonio escrito con indicación de cuál huella ha sido impresa. (Artículo 39 del Estatuto Notarial).
Autorización: El Notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, aprobandolo con firma autógrafa en último lugar. (Artículo 40 del Estatuto Notarial).
